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Comment utiliser les astuces Gmail pour créer des filtres et des labels efficaces ?

Il est très difficile de se retrouver parmi tous les mails qu’on reçoit dès l’aube ; sauf si vous faites quelques modifications. Gmail propose des solutions simples pour régler ce problème. Découvrez dans cet article quelques astuces pour créer des labels et des filtres efficaces.

Les astuces pour la création de labels efficaces

Généralement, les applications de messageries proposent aux utilisateurs de classer les différents messages reçus dans des dossiers. Avec Gmail, les utilisateurs peuvent classer selon des labels et non dans des documents. Cependant, le mode de fonctionnement reste pratiquement le même.

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Lorsque vous ouvrez votre application, vous verrez une liste de labels par défaut (réseaux sociaux, promotions, forums, spam, etc.). Il vous revient de faire des modifications pour adapter cette liste à vos besoins. Pour ajouter d’autres labels, il faut :

  • entrer dans Gmail puis cliquer sur la barre de menu dans le coin supérieur gauche ;
  • cliquer sur paramètre puis choisir son compte ;
  • Appuyer maintenant sur « Type de boîte de réception », sur « Boîte de réception par défaut » puis sur « Catégories de la boîte de réception » ;
  • ajouter ou supprimer des labels dans cet onglet.

Pour associer un mail à un nouveau label, il suffit de :

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  • faire un appui long sur le mail concerné ;
  • cliquer sur les trois points qui s’affichent dans le coin supérieur droit ;
  • puis appuyer sur « changer de labels ».

Les étapes pour créer des filtres automatiques

Vous pourriez utiliser des filtres automatiques pour éviter de recevoir des mails indésirables. Pour créer un filtre selon vos critères :

  • ouvrez l’application Gmail ;
  • sélectionnez le mail que vous voulez ;
  • cliquez sur les trois points qui s’affichent dans le coin supérieur droit ou sur « Plus » ;
  • cliquez maintenant sur « Filtrer les messages similaires » ;
  • remplissez la nouvelle boîte qui s’affiche selon vos besoins, puis cliquez sur « créer un filtre ».

Il existe également une autre méthode presque similaire à celle-ci. Elle consiste à :

  • appuyer sur la flèche dirigée vers le bas à côté du champ de recherche ;
  • écrire ensuite les critères de recherches (mots, symboles, chiffres, etc.) ;
  • cliquer sur « Créer un Filtre » (qui s’affiche en bas de la fenêtre de recherche) ;
  • remplir les différents champs puis appuyer sur « Créer un filtre ».

La première méthode permet de créer un filtre à partir d’un message initial, alors que la deuxième permet d’utiliser des termes clés pour créer le filtre. Les deux techniques sont efficaces, choisissez juste selon vos besoins.

« Starer » les discussions

Ici, vous aviez deux principales possibilités. Vous pouvez « starer » les discussions en appuyant sur l’étoile en face, ou vous signalez le message comme important. Pour « starer », vous devez cliquer sur l’étoile que porte le mail concerné. Celui-ci change de couleur et devient jaune. Vous pourriez ensuite retrouver ces messages dans le label « Messages suivis ».

Pour marquer un mail comme important, faites d’abord un appui long sur celui-ci. Cliquer sur « Plus » ou sur les trois points qui s’affichent dans le coin supérieur droit, puis sur « Marquer comme important ». Tous les messages marqués de cette façon se retrouveront dans le label des messages importants. Ces deux techniques permettent de mettre facilement à part les mails les plus utiles.

Il faut noter que le terme « label » peut être remplacé par « libellé » dans l’application. Ne soyez donc pas étonné de voir « changer de libellés » plutôt que « changer de labels ».

La classification des mails selon leur degré d’importance

Bien que vous ayez créé des filtres, il est possible que vous ne soyez pas toujours satisfait du classement de vos mails. Parmi les mails qui ne sont pas signalés comme spam, certains peuvent être plus importants que d’autres. Il faudrait donc adopter une autre méthode pour se retrouver. Vous pouvez modifier les paramètres de sorte à afficher les messages les plus importants d’abord. Pour le faire :

  • ouvrez votre application Gmail ;
  • cliquez sur le menu puis sur paramètres ;
  • rechercher maintenant « Boîte de réception », puis cliquer sur « Type de boîte de réception » ;
  • sélectionner l’option qui vous convient.

Les utilisateurs ont généralement le choix entre affichages selon : la boîte de réception par défaut, l’important d’abord, non lus d’abord suivis d’abord ou prioritaire.