Comment créer un compte avec des équipes ?

Microsoft Teams (* 2017, successeur de Skype Entreprise) est une plateforme de communication et de collaboration facilitant la collaboration entre les entreprises et les organisations en une seule. Il est donc évident de rejoindre les équipes d’autres organisations, comme les clients, les fournisseurs, les fabricants et les entreprises partenaires, ou en tant qu’employé externe et consultant. Découvrez pourquoi vous ne pouvez gérer Microsoft Teams que dans plusieurs organisations/entreprises différentes via différents comptes Teams (avec changement de compte nécessaire) ou via l’accès invité (avec restrictions d’invités réglables), consultez cet article de blog Kaizen ici.

Quel est le problème ?

Les personnes externes en dehors de leur propre organisation ne peuvent être ajoutées qu’à leur propre équipe en tant qu’invités (avec des restrictions d’invités réglables). Une fonctionnalité de communication encore plus limitée, essentiellement limitée à Skype Entreprise L’accès sans accès aux canaux, fichiers et ressources Teams peut être activé via la fonction « accès externe ». Pour comprendre pourquoi Microsoft Teams est conçu pour travailler ensemble au sein d’une organisation, jetez un coup d’œil aux bases du programme.

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Pourquoi une seule organisation par équipe Microsoft ?

Microsoft Teams est une combinaison de groupes Office 365 et Skype Entreprise. Les groupes Office sont conçus pour fournir aux membres un accès facile aux ressources partagées au sein d’un client Office 365 (abonnement). Les dispositions suivantes s’appliquent :

• Une entreprise (utilisant des plans Office 365 Entreprise ou Entreprise) ou une organisation (par exemple, avec un abonnement Office 365 Éducation) peut créer des comptes professionnels, scolaires ou universitaires distincts pour tous les employés et membres.
• Tous les comptes professionnels pour un abonnement (= tous Les adresses e-mail de domaine, telles que XY@büro-kaizen.de), appartiennent à une organisation commune au sein d’un pare-feu.
• Les membres d’une organisation ont un accès complet à toutes les ressources partagées au sein d’une entreprise (des restrictions peuvent être définies par l’administrateur, par exemple, pour tous les comptes de stage).
• Pour vous donner le plein contrôle des données de votre entreprise à tout moment, les personnes externes qui ne sont pas membres de cette organisation (= dont l’adresse e-mail ou le compte d’équipes n’appartient pas à votre domaine d’abonnement) ne peuvent rejoindre Microsoft Teams de votre entreprise qu’en utilisant un accès invité ou un accès externe — et vice versa.
• Pour cette raison, il n’est pas non plus possible de fusionner plusieurs équipes de différentes organisations (que vous avez créées avec la même adresse e-mail) en une seule vue (l’étude de cas : L’équipe de votre propre entreprise et une équipe invitée dans un société cliente). Vous devez basculer entre différents comptes d’équipes à chaque fois.
• Pour changer de compte, cliquez sur la flèche de menu située à gauche de votre image de profil en haut à droite de l’écran et sélectionnez le compte d’équipe approprié pour l’organisation que vous souhaitez modifier de compte.

Voici comment cela fonctionne :

Étape 1 : Utiliser plusieurs équipes Microsoft au sein d’une organisation

Vous pouvez créer n’importe quel nombre d’équipes au sein d’une entreprise ou d’une organisation. Par exemple, une équipe pour chaque grand projet, ou une équipe départementale pour le développement, la production, le marketing, les ventes, la gestion et les ressources humaines. Maintenant, si vous êtes membre de plusieurs équipes de votre organisation, vous pouvez facilement basculer entre les groupes d’équipes en cliquant sur → Équipes à gauche de l’écran. Si vous êtes autorisé à participer à quelles équipes, vous pourrez participer à quelles équipes réglementés :

• Privé : L’accès à une équipe privée ne peut être accordé que par une autorisation accordée (invitation).
• Public : Tous les employés de cette organisation peuvent se joindre à leur propre groupe d’équipe, s’ils sont intéressés.
• échelle de l’entreprise : À l’ tous les membres de l’organisation sont automatiquement membres.

Étape 2 : Utiliser Microsoft Teams dans plusieurs organisations avec accès invité

Microsoft a facilité l’ajout d’utilisateurs externes aux équipes grâce à la fonctionnalité Invité lancée en avril 2018. Toutefois, les deux conditions préalables de base sont que (1.) l’accès invité est activé pour les groupes Office 365 dans votre compte d’administrateur global Office 365 (c’est la valeur par défaut) et que (2) le propriétaire des équipes n’a pas empêché les membres d’équipes d’ajouter de nouveaux membres. Ce dernier peut être le propriétaire de l’équipe avec cliquez sur leur image de profil, puis cliquez sur → Gérer l’organisation → Paramètres et → Gérer les invitations — configurer qui peut inviter de nouveaux membres (voir Fig. 1). Le reste est assez simple :

• L’ ajout d’un invité d’une autre organisation à l’une de vos équipes fonctionne comme l’ajout d’un membre de votre propre organisation.
• Pour ce faire, cliquez simplement sur l’icône de personne → Ouvrir le volet Personnes dans le coin supérieur droit de l’équipe et cliquez sur → Ajouter des membres dans la colonne qui s’ouvre à droite de l’écran (voir Fig. 2).
• Pour ajouter des personnes en dehors de votre organisation à vos Microsoft Teams en tant qu’invité, il vous suffit de taper leur adresse e-mail.

Étape 3 : Ouvrez Microsoft Teams à toute personne en dehors de votre organisation (= accès externe)

Utilisation de la fonction « Accès externe » permettent aux membres de vos équipes de communiquer avec les utilisateurs d’autres organisations. Cependant, contrairement à l’accès invité, ils n’ont pas accès aux ressources d’équipe partagées (y compris le partage de fichiers), ne peuvent pas être ajoutés à un chat de groupe, et aucun @Erwähnung, le partage d’écran, les réunions instantanées ou même les giphies, mèmes et autocollants ne sont pris en charge dans les conversations. Seules les fonctionnalités principales de Skype Entreprise telles que les conversations individuelles, les appels privés et les appels vidéo IP seront disponibles, mais vous pouvez les ajouter à vos propres réunions d’équipe.

• L’ accès externe est activé par défaut pour chaque organisation. Pour modifier le logo Teams, cliquez sur le logo Teams pour ouvrir le Centre d’administration Microsoft Teams, puis cliquez sur → Paramètres à l’échelle de l’organisation, puis → Accès externe.
• Activez le bouton → Les utilisateurs peuvent utiliser Skype Entreprise et communiquer avec d’autres utilisateurs d’équipes.
• Vous avez maintenant la possibilité de restreindre l’ « accès externe » à certains domaines (par exemple autoriser uniquement vos entreprises partenaires), ou de bloquer uniquement certains domaines (tous les autres domaines sont alors automatiquement autorisés). Il suffit d’aller à → Ajouter un domaine, appuyez dessus, puis sélectionnez → bloqué ou → Autorisé.
• Conseil : Assurez-vous que l’administrateur de l’organisation des autres équipes (comme votre société partenaire) autorise également un accès externe. Cependant, une équipe séparée avec accès invité est mieux adaptée pour une collaboration plus intensive et plus efficace.

Figure I : Comment permettre aux membres de votre équipe d’inviter des personnes externes d’autres organisations. Image : Microsoft, Office Kaizen

Figure II : Comment ajouter des personnes à l’extérieur de votre organisation à votre équipe. Image : Microsoft, Office Kaizen Astuce supplémentaire : gérer les appels et les appels Microsoft Teams

En tant que successeur de Skype Entreprise, Microsoft Teams dispose de toute la puissance de la communication en ligne moderne — des conversations 1:1 et des chats de groupe, aux appels audio et vidéo IP, aux appels de groupe et à la vidéoconférence HD pour des réunions en ligne qui permettent de gagner du temps dans les organisations distantes.

• Pour passer des appels dans Microsoft Teams et transférer des appels à des collègues, ajouter d’autres à un appel de groupe ou configurer le renvoi d’appel et les délégués pratiques, consultez notre article de blog Kaizen → « Téléphoner et appeler avec Microsoft Teams : Du transfert au transfert d’appel ».
• Pour configurer et enregistrer des réunions et des réunions instantanées dans Microsoft Teams (par exemple, pour les participants empêchés), y compris des conseils sur la configuration et l’enregistrement des réunions dans Microsoft Teams, consultez notre Article de blog Office Kaizen → « Microsoft Teams : Meetings & Instant Meetings Guide et astuces ».

Et vous ?

Microsoft Teams est basé sur une combinaison de Groupes Office 365 et Skype Entreprise, comme mentionné. Cela en fait la plate-forme de collaboration centrale (avec module de communication intégré) dans l’univers Office 365. De plus, une variété d’outils et d’outils peuvent être ajoutés à chaque équipe selon les besoins individuels du groupe de travail. Cela s’étend de Planner, Flow et Forms à Dynamics, Delve et Power BI, en fonction de l’abonnement/du plan Office 365 réservé à votre organisation. Découvrez ce que ces outils d’entreprise Office 365 relativement nouveaux peuvent faire ici :

• Les outils Office 365 en un coup d’œil : Quelles applications et applications peuvent faire quoi et qui en bénéficient ?
• Modèles de bureau et de bureau gratuits : Dans notre Centre de téléchargement Office Kaizen, vous trouverez également de nombreux modèles d’impression pratiques, listes de contrôle et astuces pour augmenter l’efficacité et la productivité dans votre vie professionnelle et professionnelle !

(durée env. 8:00 minutes)